출입기록을 근태로 바꾸는 기준: 자동 판정과 사람의 확정을 나눴다

매달 출입관리 시스템에서 출입기록을 받아 근태를 정리한다. 처음에는 기록에 찍힌 시각만 보면 지각과 결근이 바로 나올 거라고 생각하기 쉽다. 그런데 출입기록은 문을 드나든 시각일 뿐이다. 왜 늦었는지, 왜 기록이 없는지는 기록에 없다.

근태를 이렇게까지 촘촘하게 보는 데는 이유가 있다. 출근 시각은 시차출퇴근제로 고를 수 있게 열어 두었다. 대신 고른 시각은 회사와 직원이 서로 한 약속이라, 그 약속을 지키는 것을 중요하게 본다. 자율을 준 만큼 기록은 정확해야 하고, 늦었다면 왜 늦었는지까지 확인한다.

그래서 판정을 두 단계로 나눴다. 먼저 본인이 고른 출근 시각을 기준으로 자동 판정하고, 지각과 기록 누락은 사유를 확인한 뒤 사람이 확정한다. 확정한 것만 집계에 넣는다.

출입기록은 근로시간이 아니다

근로시간은 사용자의 지휘·감독 아래 있는 시간이다. 일을 하려고 지휘 아래 기다리는 대기시간도 근로시간으로 본다(근로기준법 제50조 제3항). 출입기록은 이 시간을 판단하는 자료 가운데 하나일 뿐이다.

출입기록과 실제 근무가 어긋나는 경우는 흔하다. 일찍 도착해 휴게 공간에 있다가 업무를 시작할 수도 있고, 출장이나 외부 교육으로 아예 출입기록이 없는 날도 있다. 등록이 늦어 기록이 안 남는 신규 입사자도 있다. 출입기록을 그대로 근태로 옮기면 이런 날이 모두 지각이나 결근이 된다.

지각·조퇴·결근은 법에 정의가 없다. 무엇을 지각으로 보고 어떻게 처리할지는 취업규칙과 근태 규정으로 정한다.

출근부는 한 사람의 하루를 한 줄로 적는다

출근부 한 줄에는 이런 칸이 있다.

시간은 기본·연장·휴일을 나눠 계산한다. 기본근무는 실제 근무시간에서 연장근무를 뺀 값이다. 휴일근무는 따로 칸을 둔다. 연장근로와 휴일근로는 가산 기준이 다르기 때문이다. 이 부분은 연장근로 글에서 다룬다.

판정은 본인이 고른 출근 시각으로 한다

시차출퇴근제(출근 시각을 정해진 범위에서 골라 하루 근무시간을 채우는 방식)를 쓰면 사람마다 출근 시각이 다르다. 9시 기준으로 일괄 판정하면 8시에 출근하기로 한 사람의 8시 40분 출근은 지각으로 잡히지 않는다. 그래서 판정 기준은 그 사람의 근무조 시각으로 잡았다.

반차나 반반차를 쓴 날은 판정이 조퇴나 지각으로 나오기 쉽다. 그래서 휴가 칸을 같은 줄에 두고, 휴가가 있는 날의 판정은 휴가 기록과 함께 본다.

지각은 자동 판정과 확정을 나눴다

출근부의 ‘지각’ 판정은 출입기록으로 자동으로 붙는 후보다. 실제 지각 처리는 별도의 지각 목록에서 한 건씩 사유를 확인하고 “확정”을 표시한 것만 센다. 지각 목록에는 근무일, 이름, 출근 시각, 확정 여부, 사유를 적는다.

지각 시간은 출근 시각에서 근무조 시각을 뺀 값이다. 예시로 근무조가 9시인 사람이 9시 12분에 출입했다면 지각 시간은 12분이다. 확정한 건만 합산한다.

기록이 없는 날은 결근과 따로 센다

출입을 찍지 않은 날을 결근으로 처리하면 실제로 출근한 사람이 결근자가 된다. 그래서 기록 누락은 ’미기록’으로 따로 표시하고 사유를 적는다. 출장, 외부 일정, 출입 등록 전 수기 기록, 단순히 안 찍은 경우를 구분해 둔다.

미기록 횟수도 집계한다. 같은 사람에게 미기록이 반복되면 근태 문제보다 출입 방식을 먼저 확인한다. 출입 단말기 위치가 동선과 맞지 않는 경우도 있기 때문이다.

근무 외 사유는 같은 줄에 적는다

그날 근무 형태가 평소와 다르면 비고 칸에 사유를 적는다. 자주 쓰는 사유는 이렇다.

• 휴가: 연차, 반차, 반반차, 경조휴가
• 사무실 밖 근무: 출장, 외부 교육
• 법으로 보장하는 시간: 예비군 훈련, 건강검진, 임신기 근로시간 단축
• 회사가 정한 단축: 명절 전 조기 퇴근, 행사일 단축 근무

사유를 같은 줄에 두면 판정과 사유를 한 번에 볼 수 있다. 월말에 “이 날 왜 조퇴로 나왔지”를 다른 문서에서 찾지 않아도 된다.

집계에서 뺄 사람을 표시해 둔다

직원 목록에 “관리 대상” 칸을 두고 Y/N을 적었다. 대표나 임원처럼 출퇴근을 관리하지 않는 사람은 N으로 두고 지각·연장·연차·미기록 집계에서 뺀다. 임원이라도 근로자로 일하며 연차를 관리하는 사람은 Y로 둔다.

이 칸이 없으면 임원의 출입기록이 결근이나 미기록으로 쌓여 부서 통계가 틀어진다. 입사·퇴사 때 직원 목록을 먼저 고치는 것도 같은 이유다. 퇴사일을 적으면 그날 뒤로는 집계에서 빠진다.

출근부와 지각·연장·연차 기록을 엑셀로 연결해 월별 집계를 자동으로 내는 방법은 근태 엑셀 반자동화 글에 따로 정리했다.