연장근로는 신청·실제·인정 시간을 따로 적고, 사람 수로 바꿔 본다

연장근로 기록을 보면 같은 날 같은 사람에게 시간이 세 개 있다. 미리 신청한 시간, 실제로 일한 시간, 수당을 줄 때 인정한 시간이다. 세 시간이 같으면 문제가 없는데, 기록을 모아 보면 신청과 실제가 어긋나는 일이 드물지 않다.

그래서 연장근로는 세 칸을 따로 적었다. 연장시간은 “정규 근무자 몇 명분”으로 바꿔 보는 표를 따로 만들었다. 연장이 몰리는 곳에 사람이 모자란지 판단하는 자료다.

법이 정한 한도와 가산

1주는 휴일을 포함한 7일이다(근로기준법 제2조 제1항 제7호). 법은 무슨 요일부터 셀지 정하지 않으므로 회사가 정한다. 우리는 월요일부터 일요일까지를 한 주로 센다. 토요일이나 일요일에 한 휴일근로도 그 주 합계에 들어간다. 평일에 연장을 10시간 하고 토요일에 4시간을 더 일했다면 그 주 연장은 14시간으로 한도를 넘는다.

30명 미만 사업장에 주 8시간을 더 허용하던 특례는 끝났다. 제53조 제3항은 2022년 말까지만 효력이 있었다. 지금은 사업장 규모와 관계없이 1주 12시간이 한도다.

신청·실제·인정 세 칸을 따로 적는다

연장근로 한 건은 이렇게 흘러간다.

1. 미리 신청한다. 날짜, 신청 시간, 할 일을 적는다.
2. 실제 시작과 종료 시각을 적는다. 여기서 실제 시간이 나온다.
3. 초과근무 보고서로 확인한다. 무슨 일을 얼마나 했는지 본다.
4. 인정 시간을 정한다. 수당과 한도 계산은 이 시간으로 한다.
5. 휴일근로는 칸을 나눈다. 가산 기준이 다르다.

세 칸을 따로 두는 이유는 차이가 기록으로 남게 하려는 것이다. 인정 시간 한 칸만 두면 신청보다 오래 일한 날인지, 짧게 일한 날인지가 사라진다. 신청과 실제의 차이를 따로 계산해 두면, 신청이 늘 실제보다 짧은 부서가 눈에 보인다.

이름을 넣으면 부서와 팀이 직원 목록에서 자동으로 채워지게 했다. 부서별로 모아 볼 때 손으로 적은 부서 이름이 제각각이면 집계가 틀어지기 때문이다.

신청과 실제가 다를 때의 기준은 먼저 정해 둔다

신청보다 오래 일한 날, 반대로 신청만 하고 일찍 끝난 날이 생긴다. 어떤 시간을 인정할지는 몇 가지로 정할 수 있다.

어느 쪽을 고르든 문서로 먼저 정하고 알린다. 기준 없이 건마다 판단하면 같은 경우에 누구는 실제대로, 누구는 신청대로 인정받는 일이 생긴다. 신청보다 오래 일해야 할 때는 그 자리에서 추가 신청을 하게 하는 규칙을 같이 두면 차이가 줄어든다.

연장근로가 사람 몇 명 몫인지 계산해 본다

“이번 달 연장근로 87시간”이라고 하면 많은지 적은지 감이 오지 않는다. 이 시간을 사람 한 명이 한 달에 일하는 시간으로 나누면, 연장근로로 몇 사람 몫의 일을 메우고 있는지 보인다.

한 사람이 한 달에 일하는 시간은 약 174시간이다. 주 40시간에 한 달 평균 주 수(약 4.345주)를 곱한 값이다. 월급을 계산할 때 쓰는 209시간은 쉬는 날에 주는 주휴시간까지 넣은 숫자라, 실제로 일하는 양을 볼 때는 쓰지 않는다.

숫자는 예시다. 한 팀의 한 달 연장근로가 87시간이라면 두 가지로 계산해 본다.

인사에서는 이렇게 바꾼 인원을 FTE(Full-Time Equivalent, 정규 근무자 환산 인원)라고 부른다.

드는 돈으로 본 값이 1명에 가까워지면, 연장으로 버티는 비용이 사람 한 명을 더 쓰는 비용과 비슷해졌다는 뜻이다. 물론 한 달만 보고 채용을 정하지 않는다. 석 달, 반년 추이를 부서별로 쌓아 보고 판단한다.

부서별로 쌓아 보면 충원 근거가 된다

월별로 부서·팀별 연장시간과 환산 인원을 쌓아 두면 몇 가지가 보인다.

• 연장이 계절처럼 특정 달에 몰리는지, 해마다 늘고 있는지
• 한 부서 안에서도 특정 팀이나 몇 사람에게 몰리는지
• 주 52시간(40시간 + 연장 12시간)에 가까운 사람이 누구인지

충원을 요청할 때 “바쁘다”는 말보다 “석 달째 0.8명분이 연장으로 처리되고 있다”는 숫자가 설득력이 있다. 한도에 가까운 사람을 미리 보면 한도 위반도 막을 수 있다.

출퇴근 기록에서 연장근무 시간을 나누는 기준은 출입기록을 근태로 바꾸는 기준에, 엑셀로 월별 FTE를 자동 계산하는 방법은 근태 엑셀 반자동화 글에 있다.