연차 관리 기준: 사용 단위, 법정 외 휴가 분리, 사용촉진과 미사용 보상

연차는 법이 정한 것과 회사가 정할 것이 섞여 있다. 몇 일이 생기는지, 언제 사라지는지, 회사가 쓰라고 권했는데도 안 쓰면 어떻게 되는지는 법이 정한다. 반나절 단위로 쓸 수 있는지, 며칠 전까지 신청해야 하는지, 경조휴가를 연차에서 빼는지는 회사가 정한다.

회사가 정할 것을 먼저 정해 두지 않으면 기록이 흔들린다. 같은 반반차를 누구는 0.25일로, 누구는 0.5일로 적게 된다. 여기서는 기록 기준부터 정리하고, 연말에 남는 연차를 줄이려고 만든 사용촉진 일정과 미사용분 보상안을 이어서 적는다.

법이 정한 것

근거는 근로기준법 제60조다. 육아휴직, 출산전후휴가, 업무상 부상·질병 휴업, 육아기·임신기 근로시간 단축으로 줄어든 시간은 출근율을 따질 때 출근한 것으로 본다(같은 조 제6항). 개인별 발생 일수는 연차 계산기로 확인할 수 있다.

사용 단위는 1일, 반차, 반반차로 정했다

지금 법에는 반차와 반반차가 정해져 있지 않다. 회사가 허용하는 사용 단위다. 기준은 하루 소정근로 8시간을 1일로 보는 것이다. 일 단위로 적든 시간 단위로 적든 같은 양이 되게 맞춘다.

하루 소정근로가 8시간이 아닌 사람은 그 사람의 하루 시간을 1일로 본다. 예시로 하루 6시간 일하는 단축근무자라면 반차는 3시간, 반반차는 1.5시간이다. 단축근무 기간의 연차 계산은 단축근무 중 연차 글에 따로 정리했다.

단위를 정할 때 합계 규칙도 같이 정한다. 반반차를 0.25로 쓰면서 연말 정산은 0.5 단위로 끊는다면, 남은 0.25일을 어떻게 처리할지 정해 둬야 한다. 사용 단위와 정산 단위가 다르면 잔여 연차가 사람마다 다르게 계산된다.

시차출퇴근제에서는 반차 4시간이 점심시간에 걸려 끊기는 사람이 생긴다. 이 경우의 기준은 시차출퇴근제 반차 글에 따로 적었다.

2027년 6월부터 시간 단위 연차와 불리한 처우 금지가 시행된다

2026년 6월 9일에 근로기준법이 바뀌었다(법률 제21784호). 연차와 관련해 두 가지가 들어갔고, 둘 다 2027년 6월 10일부터 시행된다.

몇 시간 단위로, 1년에 며칠까지 나눠 쓸 수 있는지는 대통령령(시행령)으로 정한다. 아직 시행령이 나오지 않았으니 “1시간 단위”로 단정하지 말고 시행령을 확인한다.

준비할 것은 두 가지다.

1. 연차 기록을 시간으로도 적는다. 위 대응표처럼 일 단위와 시간 단위를 함께 적어 두면 시행령이 나왔을 때 바로 맞출 수 있다.
2. 회사가 정한 반차·반반차와 시행령 단위를 맞춘다. 회사 규정이 법이 정한 단위보다 좁으면 규정을 고쳐야 한다.

법정 연차와 회사가 주는 휴가를 나눠 적는다

경조휴가, 생일 반차, 포상휴가는 회사가 주는 휴가다. 이 휴가를 연차와 한 칸에 적으면 세 가지가 틀어진다.

1. 잔여 연차가 틀어진다. 포상휴가를 쓴 날이 연차에서 빠지면 남은 연차가 실제보다 적게 나온다.
2. 사용촉진 대상 일수가 틀어진다. 촉진은 법정 연차만 대상이다.
3. 미사용 보상 기준이 틀어진다. 보상을 법정 연차 기준으로 한다면 회사 휴가가 섞이면 안 된다.

그래서 연차 기록에 ‘기타휴가’ 칸을 따로 두고 경조·포상·생일 휴가는 그 칸에 적는다. 같은 날 반차와 경조휴가를 함께 쓴 경우처럼 섞일 때는 두 칸에 나눠 적는다.

신청 기한을 정하고 당일 신청은 따로 표시한다

연차는 근로자가 청구한 시기에 주는 것이 원칙이다. 다만 업무 공백을 막으려면 언제까지 신청할지는 회사가 정해 알려야 한다.

기록에는 당일에 들어온 연차 신청을 따로 표시하고 신청 시각을 적어 두었다. 당일 아침 급한 사정으로 쓰는 연차가 어느 부서에 몰리는지, 몇 시쯤 들어오는지 보여서 기한 규정을 정할 때 근거가 된다.

신청 기한은 업무를 조율하려는 규칙이지 벌을 주는 규칙이 아니다. 2027년 6월 10일부터는 연차를 청구하거나 썼다는 이유로 불리하게 대할 수 없다. 당일 신청 표시를 평가 감점이나 경고로 잇는 규정이 있다면 그 전에 고친다. 기한을 넘긴 신청은 업무 사정을 확인해 사용 시기를 조율하는 절차로 두는 편이 안전하다.

잔여 연차는 두 곳과 대조한다

잔여 연차 표에는 이런 칸을 두었다.

발생 일수는 외부 연차 계산기 결과와, 잔여는 그룹웨어에 표시되는 잔여와 대조한다. 두 곳이 다르면 어디서 틀렸는지 찾는다. 입사일 계산, 반반차 합산, 기타휴가 혼입이 흔한 원인이다.

다음 해 연차를 미리 당겨 쓰는 선사용은 법에 정해진 제도가 아니다. 허용한다면 퇴사할 때 당겨 쓴 일수를 어떻게 정산할지를 미리 정하고 본인 동의를 받아 둔다.

사용촉진은 두 단계, 서면으로 한다

회사가 법에 정한 절차대로 사용을 권했는데도 근로자가 쓰지 않아 연차가 소멸하면, 회사는 그 연차를 돈으로 보상할 의무가 없다(근로기준법 제61조). 절차는 두 단계다.

1. 1차 촉구: 연차 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 안에, 근로자별 남은 일수를 알려 주고 사용 시기를 정해 알려 달라고 서면으로 요청한다.
2. 2차 지정: 근로자가 10일 안에 시기를 알리지 않으면, 기간이 끝나기 2개월 전까지 회사가 사용 시기를 정해 서면으로 통보한다.

회계연도(1월~12월) 기준으로 연차를 운영하면 1차는 7월 1일부터 10일 사이, 2차는 10월 31일까지다. 입사 1년 미만자는 최초 1년이 끝나기 3개월 전과 1개월 전을 기준으로 따로 진행한다.

계획을 짤 때는 관리자 원칙도 같이 적었다. 정당한 사유 없이 연차 사용을 막지 않는다. 지정한 휴가일에는 업무를 지시하지 않는다. 쉬는 사람의 업무는 인수인계 양식으로 넘긴다. 2차 지정은 부서장과 협의해 업무 영향이 적은 날로 잡는다.

미사용분 일부를 보상하는 안을 함께 만들었다

촉진 절차를 다 거치면 보상 의무가 없다. 그래도 올해 계획안에는 남은 연차 일부를 회사가 자율로 보상하는 안을 넣었다. 연차를 쓰라고 촉구만 하면 제도가 회사 편의로만 읽히기 쉬워서다. 보상에 한도를 두어 재무 부담도 함께 통제한다.

숫자는 예시다. 보상 한도를 발생 일수의 절반으로 둔다면 이렇게 계산한다.

보상 일수 = MIN(실제 남은 일수, 발생 일수 × 50%)

• 15일이 생겨 4일을 썼다면: 남은 11일, 한도 7.5일 → 7.5일 보상
• 15일이 생겨 12일을 썼다면: 남은 3일, 한도 7.5일 → 3일 보상

함께 정할 것이 있다. 보상 일수는 0.5일 단위로 끊고 그 아래는 버린다. 지급은 사용 내역이 확정된 뒤 다음 해 초 급여에 한 번에 한다. 퇴사자는 퇴직 정산 때 확정해 준다. 발생 일수에는 법정 연차만 넣고 회사가 따로 주는 휴가는 뺀다.

육아휴직 기간의 연차 계산은 육아휴직 기간의 연차 글에 따로 정리했다.