인수인계서만으로는 부족해서, 퇴사자 메일함을 AI로 정리했다

회사에 인수인계서 양식이 없었다. 그래서 인수인계서 양식을 직접 만들었다.

만들고 써 보니 인수인계서만으로는 부족했다. 퇴사자가 떠올린 핵심만 담기기 때문이다. 나머지는 퇴사자의 메일에 있다. 그런데 메일은 몇 년 치가 쌓여 있어서 그대로는 볼 수 없다. 그래서 퇴사자의 메일함을 Claude Code로 후임자가 볼 수 있는 자료로 다시 짰다.

인수인계서 양식이 없어서 직접 만들었다

양식에는 후임자가 첫 주에 알아야 할 것을 담았다. 지금 진행 중인 일과 다음에 할 일, 정기적으로 하는 일, 연락처, 자료 위치와 계정, 최근 결정, 반납하고 넘길 것이다.

글에 넣은 양식은 담을 내용을 보여 주려고 새로 짠 예시로, 실제로 쓰는 양식과는 칸과 문구가 다르다.

칸마다 몇 줄만 쓰게 했다. 진행 중인 일은 “진행 중”이라고 뭉뚱그리지 않고, 누가 언제까지 무엇을 할지로 적는다. 후임자가 첫 주에 읽고 바로 움직여야 하는 문서라서 짧아야 한다.

써 보니 인수인계서만으로는 부족하다

짧게 쓰는 대신 적지 못한 나머지가 생긴다. 퇴사자가 깜빡한 진행 건, 목록에 넣지 않은 거래처, 계약서의 최신본이 어느 것인지, 어떤 결정을 왜 그렇게 했는지 같은 것이다. 이 나머지는 퇴사자의 메일에 남아 있다.

반대로 메일로 채울 수 없는 칸도 있다. 반납할 물품, 시스템 권한 이전, 후임자와 함께 해 보는 시연은 인수인계서 몫이다. 둘은 서로를 대신하지 않는다.

그런데 메일은 그대로는 볼 수 없다

메일에 답이 있다고 해서 메일함을 넘기면 끝나지 않는다. 퇴사자의 메일은 이런 상태였다.

• 양이 많다. 메일 한 통이 파일 하나로 저장되는 EML 형식(메일 프로그램에서 통째로 내보낸 파일)으로 만 통이 훌쩍 넘었다.
• 남의 메일이 섞여 있다. 팀이 같이 쓰는 공용 주소로 들어온 다른 담당자의 메일이 절반을 넘는 곳도 있었다.
• 넘기면 안 되는 메일이 섞여 있다. 급여명세서, 인사 자료, 개인 메일이다.
• 외국어 메일이 섞여 있다. 한국어로 검색하면 걸리지 않는다.
• 첨부가 흩어져 있다. 같은 계약서가 여러 메일에 판을 바꿔 가며 붙어 있다.

이걸 폴더째 넘기면 후임자는 열어 보지 않는다. 그래서 목표를 이렇게 정했다. 후임자가 업무 질문을 했을 때 답을 찾을 수 있게 만든다. 아래는 이 다섯 가지를 차례로 푼 방법이다. 작업은 Claude Code가 했고, 나는 기준을 정하고 결과를 확인했다.

손대기 전에 전체 모양부터 본다

양이 많을수록 바로 정리에 들어가면 안 된다. 이 확인을 건너뛰면 중간에 처음부터 다시 하게 된다. 확인하는 데는 5분이면 된다.

빠진 번호는 가장 먼저 본다. 파일 이름의 일련번호 범위와 실제 파일 수를 비교하면 된다. 빠진 게 많으면 메일 서버에서 다시 받아 와야 하는데, 작업을 다 돌린 뒤에 알면 전부 다시 해야 한다.

열람 근거도 이때 정한다. 회사 메일 계정이라도 퇴사자의 메일을 여는 일이다. 취업규칙이나 보안 규정에 회사 메일이 회사 자산이라는 조항이 있는지, 퇴직 때 받은 서약서에 업무 목적 열람 동의가 있는지 본다. 조항이 없으면 대표 승인과 열람 기록을 남기고 진행하고, 다음 퇴직 절차부터 조항을 넣는다. 개인정보 보호법이나 통신비밀보호법이 어떻게 적용되는지는 법 조항 원문으로 따로 확인한다.

마지막으로 원본은 건드리지 않게 해 둔다. 메일 백업은 대부분 유일한 사본이다. 원본은 읽기 전용으로 따로 보관하고, AI나 프로그램이 원본을 직접 지우지 않게 한다. 빼야 할 메일은 표시만 하고, 실제로 빼는 것은 추출한 사본에서 한다.

퇴사자가 직접 주고받은 메일만 센다

두 번째 문제는 남의 메일이다. 처음에는 계정에 들어온 메일 수로 거래처 순위를 매겼는데, 순위가 뒤집혔다. 팀이 같이 쓰는 공용 주소로 들어온 다른 담당자의 메일이 섞여 있었기 때문이다. 1위로 잡힌 거래처는 메일의 98%가 퇴사자와 관계없는 메일이었고, 정작 퇴사자가 맡던 거래처는 목록에 나오지도 않았다.

그래서 퇴사자가 보낸 사람, 받는 사람, 참조에 실제로 들어간 메일만 세도록 바꿨다. 계정 전체 통수는 참고로만 옆에 둔다.

넘기면 안 되는 메일은 실물에서 뺀다

세 번째 문제는 후임자에게 넘기면 안 되는 메일이다. 급여명세서, 인사, 법무, 개인정보 자료가 그렇다.

먼저 이런 메일을 골라내는 데서 틀렸다. 본문에 “평가”, “인사”, “채용” 같은 흔한 단어가 있다는 이유로 물류 메일과 지원사업 소식지까지 인사·급여 자료로 묶였다. 460여 건 가운데 대부분이 잘못 골라낸 것이었다. 고르는 기준을 본문 단어에서 메일 제목으로 바꾸고, 여러 사람에게 한꺼번에 보낸 메일은 뺐더니 55건으로 줄고 정확해졌다.

그다음은 빼는 방법이다. 처음에는 “제외 목록”만 만들었는데, 첨부 폴더에는 파일이 그대로 남아 있었다. 폴더째 넘기는 순간 새어 나간다. 그래서 제한 자료는 후임자용 데이터와 첨부 폴더에서 실제로 빼내고, 무엇을 뺐는지는 관리자만 보는 폴더에 적는다.

개인 메일은 지우지도, 넘기지도 않는다. 순수한 개인 메일은 따로 떼어 담당자 한 명만 볼 수 있는 곳에 두고, 보유 기한(예: 퇴사일로부터 6개월)이 되면 파기하고 기록을 남긴다. 업무와 개인 내용이 섞인 메일은 “검토 필요”로 둔다.

외국어 메일은 화면에 나오는 것만 번역한다

네 번째 문제는 외국어다. 원문만 두면 한국어로 검색이 안 돼서 쓸 수가 없다. 그렇다고 전부 번역할 수는 없다.

그래서 후임자용 화면에 실제로 나오는 메일만 번역했다. 전체의 1%쯤이었고, 이 정도는 검토할 수 있는 분량이다. 자동 발송 메일과 반송 메일은 번역에서 뺐다. 화면에는 번역, 원문, 나란히 보기를 바꾸는 버튼을 두었다. 원문을 대조해야 하는 순간이 반드시 온다. 번역하다가 후임자가 거래처와 연락하기 전에 알아 둘 것이 보이면 메모를 남기게 했다.

첨부는 파일 이름으로 판정하고 폴더째 열리게 한다

다섯 번째 문제는 흩어진 첨부다. 같은 계약서가 여러 메일에 판을 바꿔 가며 붙어 있어서, 첨부를 모아 종류별로 묶어야 최신본을 고를 수 있다.

첨부의 종류를 메일 제목으로 짐작하면 틀린다. 견적 이야기가 오간 메일에 붙은 사진이 “견적서”로 잡히는 식이다. 첨부는 파일 이름으로만 판정하고, 무엇을 보고 판정했는지 옆에 적어 둔다.

링크도 한 번 고쳤다. 첨부를 E:\... 같은 내 컴퓨터 경로로 연결했더니 다른 PC에서는 전부 열리지 않았다. 산출물 폴더 안을 기준으로 한 경로로 바꿔서 폴더째 복사하면 그대로 열리게 했다.

걸러 낸 것을 후임자가 묻는 순서로 묶는다

다섯 가지를 거르고 나면 후임자에게 줄 자료를 만든다. 검색되는 메일 보관함으로는 아무도 보지 않으니, 후임자가 묻는 질문 순서대로 짰다. 인수인계서의 칸을 메일로 채우는 모양이 된다.

모두 인터넷이나 프로그램 없이 파일 하나로 열리는 HTML로 만들었다. 엑셀로 주면 읽히지 않는다.

가장 손이 많이 간 것은 첫 번째인 이어받을 일이다. 처음에는 마지막 메일이 상대방 것이면 우리가 답할 차례라고 표시했는데, 그렇게 잡힌 일이 270여 건이었다. 전화나 메신저, 만나서 끝낸 일은 메일에 흔적이 없어서, 이대로 넘기면 후임자가 이미 끝난 일을 다시 꺼낸다. “누가 답할 차례”는 판정하지 않고, 이어받을 일은 기간으로 가르기로 했다. 퇴사 전 한 달 안에 끝나지 않은 건만 남겼더니 25건이 됐고, 그 25건이 실제 인수인계 대상이었다.

배운 것은 스킬로 남겼다

이 과정은 Claude Code의 스킬로 남겼다. “퇴사자 메일”, “인수인계 자료” 같은 말을 하면 Claude Code가 이 스킬을 꺼내 쓴다. 스킬에는 작업 순서와 함께 위에서 틀렸던 일들을 이유까지 적어 두었다. 이유가 있어야 다음에 비슷한 일을 할 때 같은 실수를 피한다. 스킬 만드는 법은 PPT·워드·HTML을 매번 같은 형식으로 받으려면 Claude 스킬을 만든다에 적었다.

요청은 이 정도면 된다.

퇴사자 메일 백업 폴더야.
후임자가 업무를 이어받을 수 있게
인수인계 자료로 만들어줘.
원본은 건드리지 말고,
급여명세서 같은 건 빼줘.
시작 전에 통수랑 빠진 번호부터
확인해서 알려줘.

메일에 없는 것은 인수인계서가 맡는다

메일함으로도 답할 수 없는 것이 있다. 공유 드라이브와 ERP 안의 자료, 개인 PC의 파일, 메신저 대화, 종이 문서, 말로 합의한 것이다. 이것들은 인수인계서의 자료 위치와 계정 칸, 그리고 퇴사 전 대면 인계에서 챙긴다.

인수인계서는 핵심을, 메일 자료는 그 나머지를 맡는다. 둘 중 하나만으로는 후임자가 일을 이어받기 어렵다. 메일 작업을 시작할 때 이 점을 관계자에게 먼저 알려서, 메일 자료를 넘기면 인수인계가 끝난다고 오해하지 않게 한다.