인사 서류를 전산화하며 만든 폴더 체계, 1년 뒤 바뀐 것

인사 업무를 맡은 첫 달에 한 일은 종이 서류를 스캔해 파일로 만드는 것이었다. 캐비닛에 있던 계약서와 인사 서류를 스캔하고, 폴더를 만들어 나눠 담았다. 그때는 인사 업무 분류표대로 최상위 폴더 11개를 만들었다.

1년이 지난 지금 최상위 폴더는 일곱 개다. 폴더는 실제로 일하는 단위로 줄었고, 직원 폴더는 부서 대신 재직·휴직·퇴직 상태로 나뉘었다. 처음 설계와 지금 구조를 나란히 놓고 무엇이 바뀌었는지 적는다.

처음에는 인사 업무 분류대로 11개를 만들었다

처음 만든 최상위 폴더는 이랬다.

인사 업무를 설명하는 책이나 교육 자료에 나오는 분류와 거의 같다. 빠진 업무가 없어 보이는 분류였다.

직원 폴더는 이름_생년월일_입사일 로 이름을 붙이고, 그 안에 하위 폴더 6개를 똑같이 만들었다.

• 입사서류
• 계약서
• 발령
• 교육
• 평가
• 상벌

1년 뒤 최상위 폴더는 일하는 단위로 남았다

지금 최상위에 있는 폴더는 이렇다.

여기에 달마다 급여 파일을 모아 두는 폴더가 최상위에 따로 있다.

처음 11개 가운데 교육훈련, 복리후생, 보고서류 같은 폴더는 최상위에서 빠졌다. 남은 폴더는 매달, 매주 손이 가는 일과 겹친다. 급여와 근태는 달마다 돌아가는 일이고, 인사기획과 자료는 제도를 정리할 때 계속 여는 폴더다.

급여관리 안은 업무 순서대로 번호를 붙였다

급여관리 폴더 안은 업무 단위로 나눴다. 00_매뉴얼 부터 09_원천세 까지 번호를 붙이고, 어디에도 넣기 애매한 자료는 99_참고 에 둔다.

번호를 붙이면 폴더가 업무 순서대로 정렬된다. 매뉴얼이 맨 위에 오고, 급여 계산에서 신고로 이어지는 순서로 폴더가 늘어선다. 번호 없이 이름만 두면 가나다순으로 섞인다. 99_참고 처럼 끝 번호를 비워 두면, 분류가 애매한 파일 때문에 새 폴더를 만들지 않아도 된다.

급여 업무를 매뉴얼로 정리한 과정은 4대보험 신고 매뉴얼을 AI로 다시 만든 글에 있다.

직원 폴더는 부서가 아니라 재직 상태로 나눴다

직원정보 폴더 안은 이렇게 나뉜다.

1. 임원
2. 재직자
3. 면담기록
4. 휴직자
5. 퇴직자
6. 4대보험 가입자 명부

재직자 폴더 안에는 부서 폴더가 없다. 직원 폴더가 한 줄로 늘어서 있다. 휴직하면 휴직자 폴더로, 퇴사하면 퇴직자 폴더로 옮긴다. 폴더 위치만 보고 지금 재직 중인지를 알 수 있다.

처음 설계에 없던 면담기록 폴더가 생겼다. 면담 기록은 직원 폴더 밖, 직원정보 바로 아래에 따로 있다.

폴더 이름은 입사일을 앞에 두었다

직원 폴더 이름은 이름_생년월일_입사일 에서 입사일_이름 으로 바뀌었다. 퇴직자는 입사일_퇴사일_이름 이다.

파일 탐색기는 폴더를 이름순으로 정렬하니, 입사일이 앞에 오면 입사한 순서대로 늘어선다. 퇴직자 폴더에서도 입사일 다음에 퇴사일이 붙어 있어서 누가 언제부터 언제까지 일했는지가 폴더 이름에 남는다.

생년월일은 폴더 이름에서 빠졌다. 폴더 이름은 파일을 열지 않아도 보이는 정보다. 화면 공유 중에 폴더 목록이 잠깐 보여도, 이름에 생년월일이 없으면 드러나는 것이 줄어든다.

아직 형식이 섞여 있는 곳

1년 동안 조금씩 바꾼 구조라, 정리하지 못한 곳이 남아 있다.

• 직원 폴더 이름 형식이 섞여 있다. 새로 만든 폴더는 입사일_이름 이지만, 예전 형식이 남은 폴더와 앞에 다른 표시가 붙은 폴더가 있다. 한 폴더에 두 사람의 서류가 들어간 곳도 있다.
• 급여관리 폴더가 두 군데 있다. 최상위와 인사기획 안에 같은 이름의 폴더가 있다.