입사자 한 명을 처리하는 순서: 근로계약서, 4대보험 취득, 원천징수 신고서, 감면 신청

직원이 입사하면 급여 담당이 할 일이 한꺼번에 생긴다. 근로계약서를 주고, 4대보험 취득신고를 하고, 첫 급여에서 뗄 소득세 기준을 받아 두고, 감면 대상이면 신청을 받는다. 가장 짧은 기한은 건강보험 취득신고 14일이다.

퇴사자를 처리하는 순서를 정리하면서 입사 쪽도 같은 방식으로 정리했다. 입사일에 서류를 받아 확인하고, 4대보험은 한 번에 신고하고, 세금 쪽 서류는 첫 급여 전에 끝낸다.

취득신고 기한은 보험마다 다르다

근거는 차례로 국민건강보험법 제8조 제2항, 국민연금법 시행규칙 제6조, 고용보험법 시행령 제7조, 고용산재보험료징수법 제16조의10 제3항이다. 고용보험 취득신고를 하면 산재보험 고용 신고는 따로 하지 않아도 된다(같은 조 제7항). 4대사회보험 정보연계센터에서는 한 화면에서 네 보험을 같이 신고하고, 산재보험 칸은 고용보험 내용을 그대로 복사해 쓴다.

우리는 처리기한을 입사일부터 14일로 정해 두었다. 법정 기한이 가장 짧은 건강보험에 맞춰 네 보험을 한 번에 신고하면 빠뜨리지 않는다. 다음 달 15일은 법정 기한이고, 14일은 회사가 정한 처리기한이다. 둘을 헷갈리지 않게 업무 문서에도 따로 적는다.

입사일에 받아 확인할 것

신고서와 급여 등록에 들어갈 값은 입사일에 한 번에 받아 확인한다. 하나라도 빠지면 다시 요청하느라 14일이 금방 지나간다.

1. 주민등록등본. 신고서의 주민등록번호와 성명은 등본에 적힌 그대로 옮긴다. 한 글자라도 다르면 신고가 되지 않는다.
2. 직전 건강보험 자격 상태. 다른 회사에서 바로 옮겨 왔는지(직장가입자), 쉬는 동안 지역가입자였는지, 처음 취업하는지에 따라 신고서의 취득 부호가 달라진다. 본인에게 물어 확인한다.
3. 건강보험 피부양자와 증빙 서류. 배우자, 자녀, 부모를 피부양자로 올리려면 취득신고 때 같이 적는다. 관계는 주민등록등본으로 확인하는데, 따로 사는 부모처럼 등본에 함께 올라 있지 않은 가족은 등본으로 확인이 안 된다. 그런 가족은 가족관계증명서를 따로 발급받아 같이 낸다(국민건강보험법 시행규칙 제2조 제4항).
4. 원천징수용 가족 정보. 본인을 포함한 공제대상가족 수, 그중 8세 이상 20세 이하 자녀 수, 원천징수 비율(80%, 100%, 120%)이다. 매달 떼는 소득세가 이 값으로 정해진다.
5. 중소기업 취업자 소득세 감면 대상인지. 청년, 60세 이상, 장애인, 경력단절 근로자라면 감면 신청서를 받는다. 지금 조문은 2026년 12월 31일까지 취업한 사람에게만 적용한다(조세특례제한법 제30조 제1항). 요건은 중소기업 취업자 감면 글에 정리했다.
6. 그해 다른 회사에서 일했는지. 그렇다면 연말정산 때 합쳐 정산하려면 전 직장의 근로소득 원천징수영수증이 필요하다. 퇴사할 때 받아 두었는지 물어 둔다.

피부양자 신고는 입사일부터 90일 안에 하면 입사일로 인정된다. 90일을 넘기면 신고한 날부터 피부양자가 된다(같은 조 제2항). 부모 서류를 늦게 받더라도 직원 본인의 취득신고는 14일 안에 먼저 내고, 피부양자는 90일 안에 따로 신고하면 된다.

처리 순서

1. 근로계약서를 쓰고 서면으로 준다. 근로기준법 제17조는 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가를 적은 서면을 근로자에게 주도록 정한다. 전자문서로 줘도 된다.
2. 근로자 명부에 올린다. 성명, 생년월일, 이력 등을 적는다(제41조). 사내 인사 대장이 이 역할을 하면 된다.
3. 4대보험 취득신고를 한다. 아래 “취득신고서에서 틀리기 쉬운 칸”을 확인하고 네 보험을 한 번에 낸다. 접수증은 인사 기록에 보관한다.
4. 급여 프로그램에 등록한다. 기본급과 수당, 비과세 항목, 공제대상가족 수, 자녀 수, 원천징수 비율, 감면율과 감면 기간을 넣는다.
5. 감면 명단을 낸다. 감면 신청서를 받았으면 받은 날이 속하는 달의 다음 달 10일까지 원천징수 관할 세무서에 신청자 명단을 낸다(조세특례제한법 제30조 제3항).
6. 퇴직연금 가입을 처리한다. 회사 퇴직연금 규약에 정한 시점과 방법에 따라 운용기관에 가입자를 등록한다.

취득신고서에서 틀리기 쉬운 칸

국민연금은 입사한 달 보험료를 낼지가 입사일에 따라 갈린다. 국민연금 가입기간은 원칙적으로 자격을 얻은 날이 속한 달의 다음 달부터 센다. 다만 입사일이 그달 1일이면 입사한 달부터 가입기간에 들어간다. 1일이 아닌 날 입사했어도 본인이 원하면 입사한 달부터 넣을 수 있다(국민연금법 제17조 제1항). 그래서 신고서의 “취득월 납부 여부”는 1일 입사자는 납부로만 고를 수 있고, 그 외 입사자는 본인에게 물어 고른다.

월소득액에 비과세를 넣으면 보험료가 실제보다 많이 나온다. 식대처럼 비과세로 주는 항목은 빼고 적는다. 어떤 항목이 비과세인지는 월급 공제 계산법 글에 정리했다.

첫 급여에서 확인할 것

첫 급여는 입사 처리가 맞게 됐는지 처음 확인하는 날이다.

• 소득세가 신고한 가족 수와 자녀 수로 계산됐는가. 간이세액표에서 어떻게 찾는지는 월급 공제 계산법 글에 있다.
• 감면 대상자는 감면이 반영됐는가. 청년은 계산된 소득세의 10%만, 그 외 감면 대상자는 30%만 뗀다.
• 월 중간에 입사했으면 급여가 일할계산됐는가. 계산 방법은 일할계산 계산기로 확인할 수 있다.
• 4대보험이 첫 달에 어떻게 고지됐는가. 입사한 달은 입사일과 국민연금 취득월 납부 여부에 따라 고지가 달라진다. 공단 고지액을 그대로 뗀다.