4대보험 신고 매뉴얼을 AI로 다시 만들었다, 담당자가 바뀌어도 쓰는 매뉴얼

4대보험 자격취득, 보수월액 변경, 자격상실 신고는 자주 하지 않는다. 입퇴사가 몰리지 않는 회사라면 할 때마다 무엇을 어느 칸에 넣는지 다시 찾아보게 된다. 내가 쓰던 자료는 신고 종류별 시트 다섯 개와 화면 캡처 열한 장이 든 엑셀 파일이었다. 새 매뉴얼의 목적은 담당자가 바뀌어도 같은 품질로 신고할 수 있게 하는 것으로 잡았다.

그래서 이 엑셀을 AI에 넣어 HTML 매뉴얼 한 권으로 다시 만들었다. AI는 흩어진 자료를 정해 둔 틀에 맞춰 다시 짜는 일을 잘한다. 사람이 할 일은 틀을 정하는 것, 그리고 기한과 법령이 맞는지 원문으로 확인하는 것이다.

처음부터 쓰게 하지 말고 있는 자료를 넣는다

AI에게 “4대보험 신고 매뉴얼 만들어줘”라고만 하면 그럴듯한 일반 안내가 나온다. 우리 회사에서 실제로 어느 칸에 무엇을 넣는지는 들어가지 않고, 모르는 부분은 그럴듯하게 채우기도 한다. 매뉴얼은 이미 쓰고 있는 자료를 넣어서 만든다.

내가 넣은 것은 쓰던 엑셀 하나였다. 시트마다 신고 종류별로 입력 항목과 입력값, 설명, 화면 캡처가 들어 있었다. 요청은 이런 식이면 된다.

이 엑셀은 4대보험 신고 매뉴얼이야.
시트마다 신고 종류별 입력값과
화면 캡처가 있어.
담당자가 바뀌어도 이것만 보고
신고할 수 있게 HTML 매뉴얼로
정리해줘.
원본에 있는 내용만 쓰고,
비밀번호 같은 건 빼줘.

“원본에 있는 내용만”이 중요하다. 만들어진 매뉴얼 첫머리에는 원본 파일 이름과 시트·캡처 수가 적혔고, “화면 캡처와 입력 기준은 원본 엑셀에서 확인된 내용을 그대로 반영했다”는 문장이 들어갔다. 나중에 매뉴얼을 고칠 때 무엇을 기준으로 만들었는지 바로 알 수 있다.

목차를 정하면 흩어진 시트가 한 흐름이 된다

엑셀은 신고 종류별로 시트가 나뉘어 있어서, 공통으로 하는 일과 신고마다 다른 일이 섞여 있었다. 매뉴얼은 이런 순서로 다시 짜였다.

공통 흐름을 앞으로 빼면 시트마다 반복되던 접속과 전송 방법이 한 번만 나오고, 신고별 절에는 그 신고에서만 다른 것이 남는다.

입력 기준은 표로, 헷갈리는 곳은 비교표로 받는다

신고별 절은 “항목, 입력하는 값, 설명, 비고” 네 칸짜리 표로 받았다. 화면의 입력칸 순서대로 줄을 세우면, 신고 화면을 옆에 띄우고 위에서부터 따라 내려가며 입력할 수 있다. 예를 들면 이런 줄이다.

비슷해서 틀리기 쉬운 신고는 두 가지를 나란히 놓은 비교표로 받았다. 내 매뉴얼에서는 연봉 협상으로 보수가 바뀐 경우와 비과세 항목 조정으로 바뀐 경우가 그랬다. 두 경우는 입력 화면이 같은데 보수가 바뀐 달을 적는 기준이 다르다. 말로 설명하면 헷갈리지만 표로 나란히 놓으면 차이가 바로 보인다.

자주 나는 오류도 “오류, 원인, 대응” 세 칸 표로 모았다. 자격상실일을 퇴사일과 같은 날로 넣어 하루가 어긋나는 경우가 대표적이다. 자격은 사용관계가 끝난 날의 다음 날 상실되므로, 마지막 근무일이 10일이면 상실일은 11일이다.

기한은 보험마다 다르다

기한은 매뉴얼에서 원문과 꼭 맞춰 봐야 하는 곳이다. 자격취득과 자격상실 신고 모두 건강보험은 14일 이내, 고용보험은 사유가 생긴 달의 다음 달 15일까지로 보험마다 다르다.

매뉴얼에는 기한을 보험별로 적어 두고, 상실 신고의 실무 원칙은 따로 적었다. 가장 짧은 건강보험 기한에 맞춰 네 보험을 한꺼번에 처리하는 것이다. 보험별로 따로 챙기면 하나를 놓치기 쉽다.

AI가 원본에서 걸러 낸 것도 있다

원본 엑셀에는 신고 사이트에 로그인할 때 쓰는 인증서의 비밀번호가 그대로 적혀 있었다. AI는 매뉴얼에서 이 값을 빼고, “별도로 관리하는 자격증명 대장을 본다”로 바꾼 뒤 그 이유를 주의 상자로 적었다. 여러 사람이 볼 매뉴얼에는 비밀번호가 들어가면 안 된다.

원본에 첨부된 행정해석 캡처도 그대로 옮기되, “행정해석은 바뀔 수 있으니 적용 전에 최신 내용을 확인한다”는 문장을 붙였다. 원본에 있는 것은 빼지 않으면서, 시간이 지나면 틀릴 수 있는 곳에 표시를 해 둔 것이다.

사람이 확인할 것

AI가 짠 매뉴얼은 원본을 충실히 옮기지만, 원본이 틀렸으면 매뉴얼도 틀린다. 올리기 전에 이것은 사람이 본다.

1. 기한과 법령은 원문으로 확인한다. 생활법령정보나 각 공단 안내와 대조한다.
2. 화면 캡처는 지금 화면과 맞는지 본다. 신고 사이트는 화면이 바뀐다. 매뉴얼에도 “화면이 다르면 실제 화면을 따르고 매뉴얼을 고친다”는 문장이 들어 있다.
3. 회사 정보가 들어간 캡처는 매뉴얼 밖으로 내보내지 않는다. 사내에서 쓰는 매뉴얼이라도 주민번호나 급여가 보이는 캡처는 가린다.

HTML로 받으면 브라우저로 바로 열리고, 표와 주의 상자가 눈에 잘 들어온다. 형식을 매번 같게 받는 방법은 PPT·워드·HTML을 매번 같은 형식으로 받으려면 Claude 스킬을 만든다에 적었다.

공식 안내

신고 기한은 2026년 9월 찾기쉬운 생활법령정보 기준이다.

• 4대 사회보험 신고 기한: 찾기쉬운 생활법령정보 (새 창)
• 건강보험 자격의 변동과 상실: 찾기쉬운 생활법령정보 (새 창)