RACI 업무 분장표 만들기: 직무기술서 전에 누가 무엇을 하는지부터 정리한다

인사제도의 첫 기둥은 직무다. 그런데 직무기술서를 바로 쓰려고 하면 첫 줄에서 막힌다. 한 사람이 여러 일을 맡고, 같은 일을 여러 사람이 조금씩 나눠 하고 있어서 “이 직무가 하는 일”을 한 문장으로 적기 어렵다.

그래서 직무기술서를 쓰기 전에 RACI 표부터 만들었다. 회사가 하는 일을 목록으로 쪼개고, 업무마다 누가 실행하고 누가 최종 책임을 지는지 적은 표다. 이 표가 있으면 같은 사람이 맡은 업무를 묶어 직무의 초안을 만들 수 있다.

직무분석은 일을 조사해 기준을 만드는 일이다

직무분석은 무슨 일을 어떻게, 왜 하는지와 그 일을 하는 데 필요한 지식·기술·경험을 조사해 정리하는 일이다.

직무분석의 결과는 두 가지 문서로 정리한다. 직무기술서는 일을, 직무명세서는 사람을 적는다. 직무기술서에는 그 직무가 맡는 업무와 책임, 성과 기준을 쓰고, 직무명세서에는 그 일을 하려면 필요한 지식, 기술, 경험, 자격을 쓴다. 실무에서는 두 문서를 한 장으로 합쳐 쓰는 경우가 많다.

이 문서들은 인사의 다른 기준이 된다. 채용 공고의 자격 요건, 평가의 직무역량 항목과 KPI, 직무별 보상 차이, 교육 계획이 모두 여기서 나온다.

직무 정보를 모으는 방법은 여러 가지다.

작은 조직에서는 방법 하나로 끝내기보다 섞어 쓴다. 담당자에게 업무 목록을 먼저 받고, 면담으로 빈 곳을 채우고, 팀 회의로 맞춰 보는 식이다.

RACI의 네 글자

RACI는 책임 할당 매트릭스(Responsibility Assignment Matrix)의 한 방식이다. 업무를 세로로, 사람이나 부서를 가로로 놓고 칸마다 역할 글자를 적는다.

R과 A를 헷갈리기 쉽다. R은 손을 움직이는 사람, A는 결과에 도장을 찍는 사람이다. 작은 팀에서는 한 사람이 R과 A를 함께 맡는 일도 흔하다. 그때는 한 칸에 “A/R”로 적는다.

업무를 세 단계로 쪼갠다

먼저 조직이 하는 일을 목록으로 만든다. 한 번에 세부업무를 쓰려 하면 빠지는 게 생기므로 세 단계로 내려간다.

1. 대분류: 기능 단위. 예시로 경영지원이라면 인사, 총무, 회계.
2. 중분류: 기능 안의 업무 묶음. 인사라면 채용, 급여, 근태.
3. 세부업무: 결과물이 하나 나오는 크기의 일. “월 급여 계산·마감”처럼 동사로 끝나는 한 줄로 적는다.

세부업무 옆에는 주기, 산출물, 관리 포인트를 같이 적었다. 역할 글자만 있는 표는 분장에서 끝나지만, 이 세 칸이 있으면 나중에 직무기술서의 업무 내용과 성과 기준으로 바로 옮길 수 있다.

번호는 대분류 A, 중분류 A-2, 세부업무 A-2-1처럼 붙이면 나중에 업무를 찾고 옮기기 쉽다. 표는 팀마다 시트를 하나씩 두고 만들었다.

역할 칸에는 사람 이름이 아니라 역할을 적는다

가로 칸에는 “인사 담당”, “팀장”, “대표”, “현업 부서”처럼 역할을 적는다. 사람 이름을 적으면 사람이 바뀔 때마다 표를 고쳐야 하고, 직무로 묶는 다음 단계로 넘어가기도 어렵다.

두 방향으로 점검한다

표를 다 채우면 가로와 세로로 한 번씩 본다. 이때 쓴 규칙은 네 가지다.

• 모든 업무에 R과 A가 있어야 한다. R이 없으면 아무도 하지 않는 일이고, A가 없으면 결과를 책임질 사람이 없는 일이다.
• A는 한 명이다.
• C와 I를 너무 많이 적지 않는다. 모두에게 묻고 모두에게 알리는 업무는 느려진다.
• 조직 규모에 맞게 유연하게 쓴다. 작은 조직에서 한 사람이 여러 역할을 겸하는 것은 문제가 아니다.

가로로 보면 업무의 구멍이, 세로로 보면 사람의 쏠림이 보인다. 한 역할 열에 R이 몰려 있으면 그 사람에게 일이 몰린 것이고, A가 몰려 있으면 결정이 그 사람에게서 막힌다. 반대로 R이 거의 없는 역할은 하는 일이 표에 제대로 적히지 않았을 수 있다.

RACI에서 직무기술서로 넘어간다

같은 역할이 R이나 A를 맡은 세부업무를 모으면 그 역할이 하는 일의 목록이 된다. 이것이 직무의 초안이다. 세부업무 옆에 적어 둔 산출물은 직무기술서의 주요 업무로, 관리 포인트는 성과 기준과 KPI 후보로 옮긴다.

직무기술서를 쓰는 방법은 다음 편 NCS로 직무기술서 만들기에 정리했다. 인사제도 전체 흐름은 중소기업 인사제도, 직무·직급·평가·보상이 이어지는 순서에 있다.

RACI 양식

업무 목록과 역할 글자를 넣으면 업무마다 A와 R이 제대로 들어갔는지, 역할마다 R과 A가 몇 개인지 자동으로 보여 주는 양식이다. 역할 이름과 업무는 회사에 맞게 고치면 된다. 예시 업무 가운데 한 줄에는 A를 두 명 적어 점검 칸이 어떻게 뜨는지 볼 수 있게 했다.

RACI 업무 분장표 양식 내려받기 (엑셀)

참고한 책: 최영훈, 『인사·교육담당자가 꼭 알아야 하는 체계적 직무분석 방법론』 / 정민웅, 『조직관리와 HR전략』